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企业怎么保护自己的商业秘密

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企业怎么保护自己的商业秘密

发布日期:2018-01-19 作者: 点击:

一、大型企业宜建立“商业秘密管理委员会”

从社会实践情况来看,商业秘密管理委员会是企业商业秘密保护管理机构的常见形态。无论是一级企业还是二级企业,随着商业秘密的重要性凸显,各企业的保护意识迅速提高,都纷纷建立起专门的商业秘密管理委员会,负责企业有关商业秘密保护的事宜,并且实践证明也取得了显著的成效。

商业秘密管理委员会是从总体上负责企业所有有关商业秘密保护的工作,包括制定保密规章制度、认定保密事项、开展保密教育、建立完善的档案管理制度等等,有利于企业保密工作的系统化、条理化,能够更好的保护企业的商业秘密,提高企业的经济效益和市场竞争力;也可以避免企业,尤其是大型企业,体制混乱,运转不灵,领导关系不明确,各员工不清楚各自的保密义务和保密范围,整个企业的保密措施就如一盘散沙,处处都给那些有侵权想法的人留下可钻的空子。因此,建立专门的商业秘密管理委员会对企业的商业秘密保护具有积极意义。

《广东省技术秘密保护条例》第七条对此有规定,单位应当建立和健全技术秘密保护制度,确定技术秘密保护管理机构和专职、兼职管理人员,采取有效措施,保护本单位的技术秘密。

商业秘密管理委员会作为企业技术秘密保护管理机构,其人员基本由企业负责人、各部门派出的代表,以及各涉密部门的负责人组成,还可以吸收具有商业秘密知识的专业人员,比如律师。商业秘密管理委员会主要履行如下职责:

(1)制定保密规章制度,使保密义务人在履行保密义务时有章可循,经企业决策机构审查批准后付诸实施,并负责日常监督检查企业各部门和各员工认真执行企业保密规章制度,以求保密的制度化、完整性,以及可操作性。

(2)负责认定本单位的秘密事项,根据不同的秘密种类制定不同的管理办法。以及做到随时产生秘密,随时开始保密工作;同时对于在企业生产经营期间有必要转化为非商业秘密的商业秘密,应及时解除保密措施。

(3)积极组织开展员工的保密教育和培训,从员工的思想上着手,使保密观念深入人心。把物理措施和对人的措施相结合,更有效的保护企业的商业秘密。

(4)建立并不断完善档案管理制度,监督企业商业秘密的归档工作,尤其是重要的商业秘密,避免给他人留下可趁之机。把档案分门别类,设定等级,企业员工只能接触企业规定级别的某一类型的商业秘密,并健全登记制度,做到不管何人、何时、何地、何因,都及时登记备案。

(5)负责企业日常对外交流时的商业秘密的管理工作。例如,企业外的人对企业进行考察、参观、访问、实行等,商业秘密管理委员会应该制定相关规章制度,同时对有关企业人员进行专门培训,学习如何防止商业间谍以参观访问等为借口借机侵犯企业的商业秘密。

(6)固定一段时间为一周期,可以是一个月,也可以是一年,一般由各企业根据自身情况予以确定。主要根据员工的日常表现,对先进者予以表彰,对轻微违反企业保密规章的员工进行惩罚,对已经违反法律的员工追究其法律责任。通过赏罚分明,来鼓励员工保护商业秘密,威慑员工侵犯商业秘密,从而有效保护企业的商业秘密。

各企业还可以根据各自的实际情况,决定是否成立商业秘密管理委员会的办事机构或专兼职保密员,负责保密的日常工作。

二、企业应妥善管理核心技术秘密资料

商业秘密对企业的重要性越来越明显,尤其是核心商业秘密,一旦泄露,会给企业造成巨大的损失。因此,企业应该妥善保护商业秘密,更应该妥善保护核心技术资料。

首先,企业核心技术资料不宜掌握在个别人或少数几个人的手上,在决定核心技术资料的知悉范围前,应当根据该技术资料本身的特点,将核心商业秘密分割成几份,分别由不同的人保护,互相不得向其他成员打探秘密其他部分的内容。

其次,与掌握核心技术资料的人签订不同于一般企业员工的保密协议,并可以约定更严密的竞业禁止条款。制定完善的核心技术档案整理、归档、保密分级、保存、借阅、复印、传真、销毁等各项规章制度以及实施细则,企业核心技术资料的管理工作有章可依,有规可循。

最后,从硬件设施着手。把核心技术资料研发、生产等相关区域设定为保密区域,防止无关人士的随意进入;规范核心技术资料的复印、传真、销毁行为;配置专门的打印机、传真机、碎纸机等设备,以免泄密;给核心技术资料配置专门的存储电脑,对电脑采取加密措施,并禁止联网,等等。

三、企业的商业秘密保密措施并非越严密越好

商业秘密的秘密性是获得有关法律保护的前提,一旦公开,就不再属于法律上界定的商业秘密,因此企业应该采取合理的保密措施竭力保持其秘密性。但商业秘密的价值性是促使企业对其进行保密的动力,而价值的实现要求商业秘密投入到生产或经营中去。因此,企业既要尽量保证商业秘密不被非法泄露,采取的保密措施又要有利于企业生产经营,并非越严密越好。

《国家工商行政管理局关于商业秘密构成要件问题的答复(1998)》中提出,只要权利人提出了保密要求,商业秘密权利人的职工或与商业秘密权利人有业务关系的他人知道或应该知道存在商业秘密,即为权利人采取了合理的保密措施,职工或他人就对权利人承担保密义务。”最高人民法院《关于审理不正当竞争民事案件应用法律若干问题的解释》(法释〔2007〕2号)规定,权利人为防止信息泄漏所采取的与其商业价值等具体情况相适应的合理保护措施,应当认定为反不正当竞争法第十条第三款规定的“保密措施”。

根据以上法律规定,企业应当采取合理的保密措施。企业让员工或有业务关系的他人知道或应该知道存在商业秘密,或者采取了与商业秘密价值相等的保护措施,都属于法律上要求的合理的保密措施。因此,企业的保密措施,主要应达到既利于保密又利于生产经营的效果,而不是单纯的越严密越好。

四、对外开展合作应要求合作对方签署《保密协议书》

《商业秘密保密协议》是商业秘密权利人与已经知悉或即将知悉其商业秘密的人签订的,约定保密义务,明确保密范围、保密期限,以及违约责任等保密相关事项的协议,一般以书面文件形式签署。《广东省技术秘密保护条例》和《浙江省反不正当竞争条例》都规定技术秘密保护协议应当采用书面形式。

签署《商业秘密保密协议》是商业秘密权利人保护其商业秘密最常见的有效方法,它可以说明商业秘密的存在;在法定保密义务的基础上,明确义务人的保密范围、保密期限,以及其他有必要明确说明的事项;并且协议中可以约定违约责任,有利于保护商业秘密。在发生商业秘密侵权纠纷后当事人还可把该协议当做证据使用,证明权利人采取了合理的保密措施。

《广东省技术秘密保护条例》、《浙江省反不正当竞争条例》都规定技术秘密保密协议一般应具备以下主要内容:(一)保护内容和范围;(二)保护期限;(三)对方的权利和义务;(四)违约责任;(五)其他。

根据相关法律规定,以及在总结保密经验的基础上,可以确定商业秘密保密协议的内容包括但不限于以下几个方面:

(一)保密的内容和范围。不同的企业所持的商业秘密是不同的,因而关于保密的内容和范围也应该根据自身特点进行约定,根据各自的具体情况作出适宜的划定。

(二)约定义务人的保密义务。双方在保密协议中具体描述义务人应当承担的保密义务的具体内容,促使义务人更好的履行保密义务。

(三)保密期限。尽管商业秘密的特性决定了保密期限应与商业秘密的存续期间相同。但很多人误以为保密期限与劳动合同的期限相同,劳动合同解除后,义务人便不再承担原单位的保密义务。为了避免义务人因这种错觉导致侵犯商业秘密,权利人一般都会在协议中与义务人约定保密的期限,可以是一个确定的期限(比如10年),也可以是一个不确定性的期限,比如约定保密期限与商业秘密的存续期限相同。

(四)对第三人合同义务条款。企业在聘用新员工时,如果该员工没有承担对原单位的保密义务或竞业禁止义务,则应当在合同中明确保证:职工在企业内使用的任何知识,均与以前的单位无关;职工接受公司交付的任何任务,均不会侵犯原单位的商业秘密。如果该员工承担了对原单位的商业秘密的保密义务,则应当在合同中明确要求该员工在执行单位工作时不得侵犯原单位的商业秘密。

(五)违约责任。保密协议可以约定违约责任,可以是支付违约金的方式,也可以是赔偿损失的方式,还可以确定详细的赔偿计算办法。

(六)争议的解决途径。可以约定发生纠纷时的解决办法,主要包括:协商解决、调解、诉讼、仲裁。

(七)协议的效力和更改。当事人应当约定协议生效的时间,以及当事人对协议修改的权利。一般都约定协议修改必须经双方一致同意才有效。

除了以上条款,当事人还可以根据各自的具体情况,约定其他事项,如职务作品、合作作品的归属问题。


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